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7 @( o* f( X% x- J' o a 一.总则 / s- I) ~' Q$ ?9 T2 v% B$ V0 v
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 + g) o/ E% j, g( q: i
本办法适用于全公司各部门。 ' Y1 U! ^$ C6 _
二.对外接待范围 " i8 F! L7 t9 \, J
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
. A' @7 ^$ i; u) \7 c" W1 [2 p: g 接待的对象分为内宾和外宾。 * _) q, Q' r" ~' y, x! A: n
三.对外接待部门
/ M! K" d% ~" T+ S 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 9 W4 H0 S) `6 T- d, V2 r$ Q% R
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
7 n$ f+ F- g W/ o9 P$ B 四.对外接待原则 ' c" r! m" R& P9 o; P, f
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 3 B: f$ ?* |) L7 n
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
5 C5 Y/ Q2 }1 x8 v. [: v 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 0 i5 w- z4 y' _% w- e6 e o
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 & R0 d6 ?8 o, R
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 2 M/ q3 b% N' R# {, k* j, Q% ~0 i2 e
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
6 x! Q! G/ H* v0 A | 五.接待规格的确定。
8 N) \2 H, n" Q 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 9 H* {$ c8 |/ |! R) O K
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
4 k3 N) m8 C1 X. | 六.接待礼仪
B) R4 r8 C- x7 j7 Q- T) j 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
0 Q* F: S% a& w! q, H1 ] 2.接待：主动起迎，问明来意。
6 q/ B; }: B0 O; E9 t 3.安排交谈地点：
. {$ \8 K j8 D5 b& c) c ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
3 v2 D& o, V3 w( Y+ M$ V ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 5 `4 }0 ^: `$ ^' l) u
⑶切忌让客人久候而无人问津。
0 {, W3 O, N. z9 g% m1 b- w ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 1 `% _# ^% h8 S+ b( @) j2 ^4 B
七.引见。 5 L. \# g. _; ]+ w2 ~" P
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
0 X. ?' v7 ~0 o+ F 引见顺序； 9 z2 F5 n9 i) S) ^( S
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； & X8 E% {/ @: t* I( | R/ D
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
4 ?! F: h+ l6 b3 @ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
h$ t) z% R' h$ f3 U, M$ v ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 6 ^# [: n/ f, ~& z% d
八.行路。 3 _& R* T' b W; t) K Y2 B
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； " n' C) N p. p
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ' ~$ @7 k* w; a8 {, y
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ! A) S0 \( f" y8 }
九.其他。 - }- ^3 c. m* Y# r
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
) s7 w: @: f7 x Y2 m" b' B 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
3 o, u& i, L* C. c: z 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
7 A. c% V( ]5 L5 _ 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
9 L) G4 `% n0 o3 [7 Z ㈠接待内宾。
& ?8 z2 s+ Z3 K' P( S* M2 ]% P 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 2 O" M0 c- Q+ c4 C- {6 J2 p
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
" E0 l+ P1 g5 c3 U 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
! }3 a& s3 r S( {$ Z& h1 F 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
d5 A6 z3 V8 u5 M" B 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 + [1 @/ v% e. j4 E5 p& s
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 6 g) X' r* s/ y( m) h' g1 B4 E
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
* d: J# n0 H' ] D 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ; e6 W2 ~: d+ B/ i- a! S
㈡接待来宾。 . L8 Z8 T3 U. x9 J- ]
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
$ f( i, d- [$ H8 ]' X5 i 迎送。 4 u; v0 c* `1 }- o6 Q
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
# o0 t( l2 P7 b8 b3 v3 V 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
3 K5 B% [& k) ^( \7 ] 会见会谈。
$ h, u7 a3 c3 d, G& q) T 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
7 D, c- W, }8 R9 o: X3 P 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
( k, Q' c% N8 L- K+ Q0 a/ [ 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 9 a: [* M$ U9 j4 x$ J, ]3 D# V+ u* W
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
6 n: q; A o7 y* g Q: h 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
* u3 I& \6 W( b$ p 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
( v8 n* i- G" K 宴请。 ! H7 w) u \; J8 v
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
6 ~$ ]8 y6 {# H' P B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
8 Y! k' R' Y4 A0 \ 文艺晚会。
# s. j0 m% n- ?0 X# O 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 8 y3 ~; `3 C( G& t" Y: j
参观游览。
& l+ a, w: n* l1 v 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 7 R; r/ m0 x7 u3 i2 o2 n
接待标准 . p$ T1 f1 g& b8 a
⑴用餐标准。 8 R; i. c+ |5 n* {8 B9 c9 j6 ?
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
+ X8 V9 O0 P. b" @8 I 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
% i/ K' D4 u, V2 r. m1 | 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
L5 U+ [4 @3 r; P) {/ _( f" s 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
. ~' n" ]9 C1 W 5、常客 员工标准 ; u+ q5 } O4 T0 ^ j
(2)住宿安排。 % q* F" O/ G5 [" h0 i
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 r6 k {' I8 b* F, X
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ( @& a$ E6 l) a! @& ?+ D3 @1 X K* _
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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