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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
f. ?$ u6 j# r1 A0 J( C' g 做会议记录，写着写着笔没水了；
; \1 ?4 L4 v$ r, Z9 ~) Q- W' S 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 5 ]5 s6 F# O& U5 V/ G
用胶水时，找不到刷子；
/ F# j7 Z- R( e# z: E) H% U7 R1 G 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 W$ [$ o4 Q% R+ A
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 1 b5 I$ }2 @/ Y* y
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 f1 }7 S7 A# ^
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
, a* D, Q h2 {/ \0 A" Q7 o1 e 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
4 L! X0 r% w l: p' Y2 L4 x 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 + V. `" [1 k# ^" b5 r6 `* f" H! k
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
6 c: u( k" L v9 c/ G 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
5 z1 _3 n/ p0 _+ E8 t ~! ] 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
3 Q/ u9 P/ Q }$ {' b' j+ \; f 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
$ f! S3 Q+ ?7 h. n 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 [5 E5 _* D) I# X9 ^: a
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 F" y% G5 E2 v
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： + O( q( C/ l! H2 M
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
: A2 F6 Y3 F8 B0 D 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
2 z/ V# J' X5 O- m" L 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
) ^3 g7 D3 d9 _& ?0 X& |1 X7 z 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
6 Y! P: G- d( Y7 \( p0 F" a% K6 s 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ! F& J6 p! J0 v7 h! W* }
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ^' W: Y$ U& T" d
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( ~5 J: }! ~5 d! r: o! r" _5 e 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 3 B; u, B. ?, J/ k
9、与本职工作有关的表格。 ' [3 q5 L5 ~9 e
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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