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6 ~! _$ ^6 g Q 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：8 d9 N; ?9 P( f9 `0 a+ X
做会议记录，写着写着笔没水了；
6 g8 ^+ v+ l( T! M+ L+ I2 t 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 7 e+ ~6 H, T. `
用胶水时，找不到刷子；
) M) N& {, z7 Y- S- W( M 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 _- X1 N2 o+ r" m; ]$ H
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
, j- f, q+ y' P& | 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
2 r" i( d% o, X0 q0 E' i+ e' y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- k0 j8 w( S9 t# g 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
( R- l- J, q3 a# R5 z4 ~ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 1 }$ ?. {: N- o2 Z8 T/ z( Q* u
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 1 I5 P* a. R( Y7 s" A* }6 V
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! ?+ y3 O; y9 W% H" y
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ) t9 [% \- I5 W) ^6 K4 w! i
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 & v8 H+ W1 J7 s/ l: S7 ?
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 7 P6 u! z( w1 F* g$ T! I, ~ ~% ~
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 1 H0 P, ?' P: q, m3 M# ?
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ' y% B A. i1 x4 P3 w* E
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
8 b1 R" m8 s- o& Y5 q2 N- t# h 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 & k( k0 v0 F& o3 Q, v
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 % I& B- c) h0 I( g+ w- U' a
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 v0 v. |: I4 {& s f+ ~* z3 n9 N
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 0 R8 ?- X" \- w' C6 g' z* q
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 p8 g, T4 k% p 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 , x2 _7 j. M$ Z. G
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
* }: T. A" V, O0 _, p' g" I 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 / E9 e0 ]* Y$ n3 @
9、与本职工作有关的表格。 J! ~% I" J) M0 s8 d
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ' w3 j& N( w7 O8 a* i3 m
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