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网友提问： & \9 ^* M) E O# I9 [$ F4 {
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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& h: O1 \/ z- J+ e4 W7 B老秘回答： . X* A8 p0 X0 U
( ~$ J% O- ~6 j" C会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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# c2 u6 d& E [●使会议开得卓有成效 ' y) C4 ~8 K9 \
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 " u0 a" K0 I) W0 s" A3 {
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ) U( a! P$ ~- ?' k
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 * E6 z( G3 i8 B8 |5 @: t
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 1 ]5 z+ f- E v* ?; d( q7 _) L
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
3 i# A" o# l/ U( e! {% x# p 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 + ]- D2 l+ b# u8 D
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 ( y, z/ U; t/ v$ t
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 : z1 ?' D$ x" o0 w
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 ) H/ J# f9 i3 D% e* p$ i! d9 `
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
; `( k" M5 B* G3 G- [) x- A 10.信息要加以选择，避免过多。
( Z+ y. q# ]& P* ?& f' a9 O4 ` 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
- m7 z% b5 H5 z, m 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ( V, E. q# p7 A0 V) x: W; `4 J
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
- Z) R. L& q, K+ w# X# L) P+ c 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
: u7 `. B! y9 B 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 3 ^- A3 a a4 T8 I( b) u3 Y+ F
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 9 }$ L7 Y; }, I6 ?
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ' z; ]: h \* a7 x5 y9 ?
18.会前先拉几个盟友。 4 ^" Y$ g, U: k5 _. }7 j) m# j
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 4 b+ L; ]8 D3 u6 Q% n }
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 & u; u* U$ d3 P5 Q- g% w# x
●会议准备
# L1 L z$ N7 Y' x 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 ! C. M/ [: _$ n- t Q
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
9 n4 F7 O8 X5 Q. Q 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 ( n, ~) u1 p$ v& H/ z3 T: o
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
5 v; }+ v6 f; h0 A! C) k 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ! H' b- l" _; z; L$ @: B+ ^' f) G
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
& z+ k! h: ^) b+ `; ~) H 26.任何议程变动都必须通知主持人。 ) m6 V; Z; K) x! V: I! j; }2 D' F7 W
27.议程要尽可能短小简单。
& [: Y$ v* a$ L }/ Y; x& Q6 `9 _" a 28.尽量将议程限制于一页纸上。 ! g# u: J' ?% \4 @8 E
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ' i7 q( y$ j: ^! _
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
, K: \! x( V! t- H 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
3 b1 a, e w W5 m& B 32.必须将电话转移出会场。
, t$ d/ z( [' u* J% ?/ M5 S! e 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 " u/ m0 C9 o6 I6 M/ ~. @
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
W7 l9 [' g5 ] 35.要找个确保没有干扰的会场。
( O$ `) o! t% J9 R3 |- n$ M 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
8 E* l4 s! p3 s J 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 4 P8 l8 g1 U J' V6 j: g' \! T
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
: u. W* E- T' C5 y! j4 B& G 39.座位之间应有一臂长的间隔。 5 x& n# L# v/ i G( D
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
) `6 \1 ^' o% z" H ] 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
( i x6 Y1 o& e7 |, T3 n 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
% Q5 L- S: k5 Y4 r4 T2 ` 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 + _( @* d h* D8 v- U
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 6 G; g2 s0 g0 y" |+ {$ W9 |
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
" I2 y1 G: i% R! I4 P3 y 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
( b! Y5 ~+ A3 q5 ]' }7 m ●出席会议
% @2 d- t+ ?# u# ~ 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 ( a+ L- p7 C+ f8 _# D+ {7 P
47.会前拟出自己的发言稿。 6 Z' q* p# ~& m I- ], z+ j% g
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
, r4 ~6 r" ?6 m! U5 H! G 49.要保持积极的脸部表情和音调。
2 W+ {) X0 O0 T 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 * A7 t( g- M+ ?9 [, J+ x
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51.开始发言前先作深呼吸。 % p' W C5 |3 {( G8 K4 S6 d
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 : Z' Z! c* |9 Y- A% p- d; X
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 8 c" w& G2 ]3 u0 }
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
& o C3 F% O, O0 s 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
# u& l) e/ T0 U" n5 h 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 + [# d# |& i8 t
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
4 o: W# u+ b9 J* } 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
* p9 I9 Y; G/ ] j' ~. ]' z& w k 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
5 f2 N1 s# O5 \! M/ `0 H# {9 V7 E 60.必须按照议程顺序作会议记录。 2 `* Q% J: q5 ]2 H0 u5 i$ l
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 5 P' S% x. K$ }$ X2 I
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
3 O7 o$ ~; \! w2 p 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 ! H) i |1 n+ M" W2 ?8 W* ^
●主持会议 1 {; J3 S" P, ?
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
- V9 s& W; [5 D0 D 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 5 c( K* U' t8 V! Y2 T6 z* R4 F
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 i7 F6 W/ i" ^9 v, r
66.尽量于会前认识新来者。
' X# x6 t" i8 K 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
: {# j" @9 N0 C 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 ' t/ w7 t. [4 }
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 5 h$ ?* u' h, f0 U: ?4 ^2 o: Y
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
& I- K/ I% E6 Q" Y" O1 H) a 71.要制止支流辩论和私下交谈。
; O# P0 ?5 c# u6 K! q H 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
' n) ]- c" S+ p2 C4 c9 z 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 ( u8 Y3 E' J' T/ ]; x
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
% p9 V* z; P1 }' n) o T) i 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 : D: ~9 b$ w4 G' J! _& b! M
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
7 O+ z* e7 Q5 p2 b 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
" h4 Y5 n1 t5 P! I6 ` 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 6 }0 E$ y% ^/ d t9 Y
79.必须清楚每次会议的规则。 ! V5 k% C6 `8 Q. F! W K, o
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
( t8 M- T4 z. l- K! b 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 7 N; G4 n B) ?. c" w7 [. B
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