你对棋局有研究吗？秘书参与机关事务管理有如“下棋”

世事如棋，一招争来千古业。秘书在机关事务管理中，扮演着辅助领导工作的各类角色，既是领导智囊，又是踏实肯干的行动派，在绩效管理大局中充任多面手。
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一、局——机关工作中的绩效管理
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（一） 绩效考核与绩效管理
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绩效指具有一定素质的员工阶段性工作成果以及在目标实现过程中的行为表现。绩效考核则是对绩效结果的衡量、评价和反馈过程，可从工作能力、态度、业绩，或者工作的质量、数量、效率、费用等多个维度考查，是绩效管理中最重要的一环。
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“纳于大麓，暴风骤雨弗迷”指尧将帝位让给舜前，已对其进行过周密的考察，实为绩效考核的一种。可见，绩效考核很早就在实践中受到统治者或管理者的重视。《公务员法》对绩效考核也有相关说明，“公务员在定期考核中被确定为不称职，按照规定程序降低一个职务层次任职”。该法对考核结果的运用也做出相关规定，将定期考核的结果作为调整公务员职务、级别、工资以及公务员奖励、培训、辞退的依据。在实践层面上，我国机关工作中绩效管理得到了尝试性运用，多采用定性考核与定量考核相结合，平时考核与定期考核相结合和领导考核与群众考核相结合等方式，可达到公务员考察中保“质”重“量”，长短效皆宜，并为领导提供真实、准确、客观地了解下属的第一手材料，提高考核工作的针对性和准确性的目的。

0 j# o+ a3 \6 B* v7 A$ o总体说来，公共部门的绩效管理经过了一个从绩效考核到绩效评估再到绩效管理逐步完善的系统化过程。在这一过程中，将考核结果与组织、个人绩效相结合，形成绩效评估体制，进而在公共部门内部推行了以绩效为核心的人力资源管理系统，即绩效管理系统。

（二） 机关事务与绩效管理

绩效管理是一个由绩效计划、评价和反馈等环节组成的循环往复的管理系统。其核心是挖掘人员的潜力，并通过将个人与组织目标相结合的方式提高组织的绩效，目的是持续提升个人、部门和组织的绩效。
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依图1，绩效管理过程是一个循环系统，分为计划、指导、评估，反馈和激励发展五部分。计划是指标体系构建阶段，秘书可在领导构拟绩效计划时起到参与决策的作用，制定行之有效的事前部署；指导是绩效管理过程中的过程控制阶段。计划制定后，秘书应关注任务完成情况、及时向领导传达反馈信息，在整个绩效期间内，力求实现有效的绩效沟通；评估反馈即评价与修正，秘书可依据评估结果，调整日常事务管理的工作流程，以期达到效率最大化。由绩效流程图可知，机关秘书在绩效管理中，起到一定的辅助作用，因此对能力的要求也更高。下图为某机关秘书绩效考核表：

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9 T- c# j! W- S! o0 I! ~( M如图所示，机关工作要求秘书具有前瞻性，主动性，有团队配合意识，责任心及学习能力。换言之，就是具有科学的时间观念，完备的日常事务管理经验，沟通艺术和信息处理能力，辅助领导进行卓有成效的绩效管理。下文将逐一论述秘书在绩效管理中的作用。


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二、兵——听令肯干实践者，财物管理是基础

+ b5 j, u0 G$ r3 F, d% p2 P; m机关工作纷杂琐碎，秘书应掌握必要的事务性工作技巧，统筹安排，做到游刃有余，有条不紊。

6 h5 U9 X5 J1 {（一）办公室布置与美化
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办公室是一个工作系统，为保证各环节协调运作，工作人员之间需要充分的沟通，实现信息及时有效地流转。秘书在布置办公室应考虑到提高工作效率，增加舒适度，体现美感等多个层面的需求。

1. 舒适整洁，办公优化
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办公室布置应尽力满足工作人员办公需求，对内部空间分布，照明条件和空气质量等均有要求。
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( m: N* F& S: f7 u) _$ W（1）照明条件与隔音效果

现代办公空间是由多种视觉作业所组成的工作环境。阅读、起草文件、操作计算机等办公设备，都需要舒适的，相对无眩光的和有效的照明条件。办公室照明已成为直接影响办公效率的主要因素之一，配置照明设备时，应注意以下原则：一是办公室光线来源主要考虑自然光；二是尽量选择节能环保灯具，且注意光线强弱控制。
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保障照明条件的同时，也应注重隔音效果。办公室布置中，应尽可能减少噪音来源，可在档案柜、门、桌上涂抹适量润滑剂；将发声设备置于单独房间或将主要声源设备集中一处，有效减少噪声污染；按照工作流程布置座位，以减少不必要的人员走动；接待来宾，宜专设会客室，以免谈话影响办公。
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' m% `  h: G; u) g/ x9 F2 J（2）美化办公环境
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  l% |: @) V# v3 J! d; }美化协调的工作环境，可令员工在舒适环境中愉快工作，在清洁人员打扫前，机关秘书应预先制定打扫范围和具体要求，有序整洁的办公环境无疑给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。以处理文件为例，秘书将文件送给领导之前应先按轻重缓急将文件分类，条理清晰。文件阅后迅速归档，以免弄乱或弄丢；及时销毁没用的文件，以免浪费空间和时间。
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2 {% ~; A8 _! C  U1 |" e' Z（3） 维护常用办公设备

以电脑为代表的自动化办公设备，是办公室空间中的主要组成部分。这些自动设备一般应有独立的存放空间，便于电源接线的管理和保养。与此同时，与设备相关的资料也应妥善保管，他人使用后应定期查验。

6 ]# v4 j8 m. n, [2. 得心应手，便于控制

办公室的布置应利于内部监督。内部监督包括工作人员在日常工作事务中的一切行为，以及通过这些行为反映出的道德水准和职业素养，从中可作出员工在某段时间内的整体评价。办公室是集体工作场所，上下级、同事之间既需沟通，又要相互督促检查，良好的内部监督体制可提高工作人员在绩效考核中的积极性和自觉性，有利于办公室职员在工作中相互促进提醒，从而把工作失误降到最低。

（二）办公用品购置与管理
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纵观天下事，必作于细，必成于细，秘书工作更应如此。办公用品是机关工作不可或缺的工具。秘书在财物管理与物品购置中也应讲求细节，确保部门工作的顺利进行。办公用品管理主要有四个环节，即计划、购置、用品发放与经费核算。以下为四环节作用下的办公用品采购分配图：



0 p$ x" W( g: s2 X; g  \& w(图3）
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+ V3 Y7 v3 h( S计划，根据整个机关的需求量、国家有关开支规定及现有库存，按轻重缓急逐项做计划，具有预见性、政策规定和财务允许的可行性；购置，根据计划购买或定制办公用品，对库存用品分门别类；发放，根据各部门核定指标，从严按需发放；经费核算，及时对部门办公用品费用进行核算，及时调节，避免亏空。

（三） 车辆管理
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为加强车辆管理，提高车辆使用效率，确保行车安全，2009年浙江省人民政府法制办公室颁布《车辆管理与使用规定 》。规定指出，外单位因工作及业务上的关系确需借用车辆时，应先与秘书行政处联系，经办领导批准后方可借用。可见车辆管理也在秘书职责范畴内。秘书在管理中具体任务有四：车辆购置与登记管理；油料使用与车辆维修管理；驾驶员管理；车辆调度和配备标准的管理。
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三、相——眼观六路辅助者，时间管理显真彰

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9 o; ]. V5 S# @. k" C 四、士——参谋管理沟通者，信息管理决成败


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（一）信息管理与绩效

- _- y+ l6 Y0 S4 H/ I6 w5 N信息管理就是人对信息资源和信息活动的控制过程，是对信息资源进行计划、组织和领导的一种管理活动。就其管理模式而言，与绩效管理大同小异。政务信息管理是从办公自动化出发，以通用化的办公流程和制度为依据，对政务信息进行的疏导和利用过程。按信息来源，政务信息可分为上级信息、平行信息、内部信息、社会信息和国际信息等。在管理过程中，应准确及时地掌握信息，合理有效地利用信息，谨慎妥善地处理信息，并切实做到信息保密，这些对机关秘书处理信息的能力提出较高要求。档案管理是政务信息管理的关键一环。
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: o1 V) c8 @% t! e8 k# _（二）档案管理

9 p7 Y4 h! p2 J6 K  u( G! _- M我国古代公务机关档案工作者具有“一专多能”的特点，档案工作人员承担多项事务：既参与政务又管理事务；既承掌参谋智囊又负责撰拟文稿；既接待引见宾客又兼掌翻译；既主司骚传公关又兼掌过路官吏、使者食宿。这与现今机关秘书的办文办会参谋辅助职能，有异曲同工之妙。
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' `3 n- f+ E; D1 x9 A5 _" x  1. 档案收集

+ X+ S( J9 u5 T  T* z+ ~. N, i+ R) x" g  各部门在工作活动中产生的有保存价值的文件材料，经由部门工作人员整理立卷，定期移交档案室集中保存，再采取切实可行的控制措施保证归档文件的完整、准确、成体系。档案收集要全面，凡是反映本单位职能活动的各种载体的文件材料都要收集齐全，要将文书档案、会计档案、专门档案集中统一管理。

办公自动化，秘书一般直接在计算机上起草和修改文稿，最终只有正式文件而无底稿，且计算机、传真机传输的文件材料不能长期保存，归档文件底稿难以收集齐备，给机关档案工作带来新的挑战。

  2. 档案的保管

1 W$ k2 H( x9 c; p( Y. k' o- z  d商周受神权政治的影响，王朝档案只能保管在宗庙里。秦汉时期，已建有专门的场所保管文档，如西汉的石渠阁、兰台，东汉的东观等。专门档案管理部门的出现，为典籍保管提供较为完善的条件，两汉时期的档案管理工作有显著的进步。
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机关秘书档案管理应遵循分门别类、各存贮介质的资料单独存放和保证安全的原则。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值的档案资料，便于保管和利用。各类档案要按照不同的整理方法分别整理：文书档案参照《归档文件整理规则》、会计档案依循《会计档案管理办法》、照片档案参考《照片档案管理规范》、各行各业的专门档案均按照上级行业主管部门和档案局印发的档案管理办法进行系统整理归档，并保证档案安全，做到“十防”：即防火、防盗、防水、防光、防尘、防虫、防鼠、防霉、防高温高湿、防有害气体。
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3. 档案违法的处罚制度

8 k) I# ?$ b+ h. [' [1 J7 p历代统治者无不视档案为圭桌，藏之金医，置之禁室，在保管工作中摸索出档案的保管和保护等方面的制度，先后出现了保护档案的明文法令。这些制度和法令是保管工作的准绳，充分反映了当时档案保护的水平。

《档案法》就是这一传统的延续。其中有对档案管理的法规和条例，条例中规定：国家已定为应立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有；禁止擅自销毁档案， 严禁倒卖牟利，禁止出卖属于国家所有的档案等。档案法规促使机关秘书与其他档案工作者依法管理档案，有效地保护和管理档案。
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（三）政务公开与信息维护
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* d; e7 E, j( L0 }  c, H  P1. 政务公开环境下的档案管理
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政务公开是信息时代民主和法治的重要内容。作为政府信息的重要组成部分，档案信息资源的开发利用与政务公开有着密切的联系。由此，档案管理工作更应做到文件收集齐全、文档整理及时。如不及时加以收集，就可能导致部分信息错失；或落入他问手中，造成信息失窃。机关秘书应担负责任，依据档案管理的有关规定和规范，保证政府文件收集齐全，并及时整理归档。只有做好这项工作，政务公开工作才能切实开展。

2. 政务公开与信息保密
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政务公开不代表缺乏保密意识，政务公开工作有效实施的基本前提正是政务信息齐全，如果信息缺失，信息公开工作就是无米之炊，毫无意义。机关秘书除掌握必要的政府机关的运作机制管理档案外，还应提醒领导加强信息保密警惕性。

（1）加强保密意识
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秘书除提醒领导按时参加有关会议、活动外，还应协助其保管好件资料、移动存储介质和涉密计算机等办公自动化及现代通讯设备。适当提醒领导文件阅后归还，保障涉密资料安全，安排重要事项使用保密电话，防患于未然并坚持定期自查。

: f# \, B) N# S+ _# M: @（2）办公室保密排查
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% `6 i! L9 N7 ?2 A% ]" e领导的办公室是保密要害部位，涉及大量机密和内部事项，秘书要尽职尽责，为领导提供一个安全保密的办公环境。要定期联系保密管理部门，对领导的办公环境进行技术监测，查看有无异常情况；涉密计算机要定期进行技术检查，查看有无病毒和非法攻击；对固定电话要定期进行测试，查看电话线路是否安全对涉密的打印机、复印机、传真机等自动化办公设备要适时进行专项检查，查看是否符合相密要求。秘书自己的办公室也要定期进行认真的自查。


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# k. T+ d* j/ k- U一盘棋局，将帅不止由“兵”“相”“士”三子辅助，秘书的参谋助手作用也非仅限于信息管理，领导时间协调和财物管理这三方面。本文仅通过这一侧面，初步探讨上述几要素对领导绩效管理的辅助作用，从而论述秘书与领导的绩效实已交融一处的问题。

具有独到见解 受益匪浅

政务公开不代表缺乏保密意识，政务公开工作有效实施的基本前提正是政务信息齐全，如果信息缺失，信息公开工作就是无米之炊，毫无意义。机关秘书除掌握必要的政府机关的运作机制管理档案外，还应提醒领导加强信息保密警惕性。

纳于大麓，暴风骤雨弗迷”指尧将帝位让给舜前，已对其进行过周密的考察，实为绩效考核的一种。可见，绩效考核很早就在实践中受到统治者或管理者的重视。《公务员法》对绩效考核也有相关说明，“公务员在定期考核中被确定为不称职，按照规定程序降低一个职务层次任职”。该法对考核结果的运用也做出相关规定，将定期考核的结果作为调整公务员职务、级别、工资以及公务员奖励、培训、辞退的依据。在实践层面上，我国机关工作中绩效管理得到了尝试性运用，多采用定性考核与定量考核相结合，平时考核与定期考核相结合和领导考核与群众考核相结合等方式，可达到公务员考察中保“质”重“量”，长短效皆宜，并为领导提供真实、准确、客观地了解下属的第一手材料，提高考核工作的针对性和准确性的目的。-