第三专题# H% O# n5 r2 a2 D5 Y" s& O) U
1 W4 V5 Y" ] y# y加强办公室建设与管理
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/ J) B+ X7 N$ f+ \一、办公室人员岗位认知与基本职责
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3 M% q* A' M r3 S9 T, |, Y% O二、加强办公室建设' J3 h, B. M4 ?2 I6 m- Y
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三、办公室办会工作基本规范
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" y9 q$ r2 _! x0 t四、加强办公室的日常管理
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; W5 l8 {5 U6 M5 v一、办公室人员岗位认知与基本职责' b4 f% H' i0 d: I" S- w& K1 Y$ e
1 h% A" |2 C+ u+ G
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。4 ~+ k2 @8 v0 Q, @' w
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：$ W' `, ^- e, O. h* m4 ^6 N' W
, K8 c$ \: W( S2 o. N, h
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。( c7 `6 `1 M' I, Y
8 u) J6 `( j# e一、办公室人员岗位认知与基本职责# C9 s, ^- A3 a8 J$ P
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：) J" S0 Y2 p8 `
+ Z: ^" J1 b, J1 z! G2 A& N程序性工作；智囊性工作；临时性工作。6 a, q, g0 i. @) S: a% ?' v2 }" f
( i) ~0 b* f" {( s- ]. n
按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：/ ^- U m, o+ H; v
6 p$ p; K% K# G/ A综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。' Q$ e$ L( v; C& T
% x7 i7 R1 e1 `6 c! I* v$ ~% [一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊 Q6 r( i v, U3 K0 z0 D
( Z t5 N0 d6 @4 `4 ^" d9 r( T, ?
（四）办公室工作对人员的要求
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5 q) m! c0 b% u4 S% ~2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；' {3 ?0 a' \* Z* Y" B" U0 p2 {+ z
4 ?6 f. R& ~# r+ ~5 l Z5 n二、要认真细致；
w" Q& z: Z( e3 O: k, `+ @
1 K- b8 z# F N9 a; c% U2 c三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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3 o. V6 \8 c3 u) e) [% P3 U* f ~四、要讲工作效率。# Y& H6 d W9 C
: R9 u3 V( R1 D7 `7 @* a0 M（四）办公室工作对人员的要求
+ j0 A+ F+ h0 f; |. }
. A0 T6 J& P4 }' i& {6 o1、思想素养+ {+ g6 m2 d! S
# F- O$ T9 w/ {8 w h( x% G, K热爱本职。干一行，爱一行，专一行。- _9 w V- q4 i9 g7 F
6 m' t' d+ U8 W% C' J/ D# z7 r- U& ~9 }政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。$ |. b6 H2 N: Y$ W0 o
d' ]; y' ]6 {: k! [& W责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
2 ^) B7 i' I" M8 o" t
! u- o0 ?1 {1 C, }) j, T踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
+ Q" |! N* Q/ Y2 A$ r, m7 i* \/ D) g
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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0 u# D, B6 p. @( }$ t* V# r7 z3 l调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
0 R) k* N) j1 P& s
; \( B8 q" b6 v7 [. G K* R( r思维能力。善于思考问题，抓住关键。
4 Q2 T- W! ?& |% d
8 K/ I1 r- e* h7 v' C1 X; g! A表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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- g s$ u0 {8 J+ P（四）办公室工作对人员的要求1 Z: Y' K2 z# P' X
/ |- I3 L; G& o0 o; U) y8 K3、心理素养; f6 B$ d& k" F) g3 z' e! ^( p- W1 {
3 X( J# g0 G) _& W& y心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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. ^: o, \8 G6 O% t" |' G+ o+ M注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。; a6 y6 o1 z$ P5 T
; v I0 Z& u5 p6 V, ^2 E调控力(控制情绪的能力)。7 T8 q& m5 _1 ]: `& I
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意志力。
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- e/ i# K2 O( c$ S$ }0 m$ h' ?( w（四）办公室工作对人员的要求7 _, o/ g4 @; x6 s/ ?' }; D
& L- N: r" E4 w3 s6 P' M- Z
4、角色意识1 a0 L; a# l0 U5 s
7 ?, c$ { h$ m4 s& w! R' M* e- P3 H o做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识+ E+ X6 L6 v1 {) a
$ t. ?2 d& _6 u# U# \9 _* Z8 z
全局意识! A7 Q; v8 ~/ X& q: }) l1 \1 M/ n! C
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责任意识
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, p4 y l, S+ j) y4 c. l创新意识
( Y* J) q9 D" J
7 U$ m3 R. l1 R% J, ~奉献意识/ i5 l, J7 ?$ R4 d* w& x
2 C, [% h9 N5 m6 J3 V1 g信息意识
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0 c P! `# \! o: E. g: s' K5 Z* Z6 ~程序意识
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4 F: R7 G" T$ l C0 D学习意识' t% E5 P" ?! Y4 ?
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（五）领导对办公室人员的期待$ N+ Q' J6 F& j" n
3 a- a3 a; l0 C( A1 H m m领导测评办公室人员的20道题目 j0 E; i& y+ L: j8 @' Z
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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8 U s5 E6 x: [- N0 W" _他是否了解你的目标和意向?6 w% h# i7 u( A% `1 J" b
' `0 }) _) z& y他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?4 V5 I$ ^4 ?: r* _% u' o9 |
# P. V& a) m6 x+ i4 [9 d1 o5 f2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
: x6 a, Y5 l- g4 [& ]+ f
. d- S1 u3 g! C9 D7 Q- o8 ?3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?5 t2 w; E3 M$ j) h4 U# ^
, N% ?- v! k1 Q) \9 \
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?6 n! F8 ^( b- W5 `9 z+ W, ]9 b
" P; L1 I- O" H5 l$ r" i2 d' x领导测评办公室人员的20道题目" E9 ~* G$ m n$ a* x. W
, ?1 T4 E$ v2 _: V7 R: f5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
6 P' s! P$ B* z
( u& ]% b. `" V* Q" u能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?7 H1 C" N, M, x& `, T+ _, A
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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' w u7 N/ a) J$ O$ b能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?8 U2 @" C& C2 a
4 u! W1 Q& F# K+ }
能否制订新的工作制度或工作程序?* u( F% z' u0 R2 p% T9 c& i* [* I" b
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他的工作有条理吗?$ }# V i1 C, P3 R( S: X
0 L5 ~, \7 f- d ^8 H- a7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
8 Y+ n8 G! h' g+ L
; |/ r$ ]# F- y! J8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?- _' X+ K! G, W
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目, E+ q3 v" F4 b; d0 u4 H+ L, G
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?) T* u; x. [1 ?7 S5 a. J5 f$ _2 E, b
" b, R5 `" `/ ]& g% l10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?. w; H, s( Z8 L9 A' O
: @+ n) s9 ?$ a" X11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?( _- s5 L% o' r# ]0 L
# O& j h) n( G. R, H12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
8 Q' F' r. o4 F/ e' J" X- [ k$ D% c3 Z- |& [3 ^7 m
领导测评办公室人员的20道题目
. B- W1 g( R# j- l2 {: [: S' w% D6 k$ c* @; z2 h
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?- n, R, E, h4 T k; ]' W: Z% g
8 Q) F; H" |3 I- K' _$ h9 B而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
4 i: C' C" w! W
, a1 }3 [# z5 y7 {( r7 y- \ M, A14．他是否有个人学习计划?
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' d4 R6 w" Q) I" A k是否学习管理方面的知识或参与管理活动?& ~ O6 h) N- i1 X. Q9 q
3 g, }7 m- v, T) q4 n/ `" K6 H; ]! d
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
1 ~, G, B( Z" o6 U2 K, ?3 ?3 G5 u9 R4 A3 d' ], \$ R4 Y
15．他语言表达是否清晰?! F$ b: ^% v( h# P# {+ V
8 f+ {: f' M+ U- w; z' U, ]7 i能否以书面或口头方式简要汇报情况?7 i. [" u) q0 ? K' x3 i7 N% |! A
* [0 [* q2 Y( v) w能否准确地传达你的指示?
! M4 S U2 B% }4 H" K$ Z
3 Y% w6 L" }: o, Q7 R- U* J" U能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
) U/ t5 m' F3 y% y6 u
6 V5 c) S8 u6 O2 t: Z. Y16．他是否按时完成每天的工作?
: b# ^7 j- W3 D6 Y7 A5 L! }- ^1 ~2 p, i1 M
是否根据需要自愿在休息时间加班?4 Z# R) I8 C- s5 y W
8 z) O$ g6 G- X2 e3 j- c) N领导测评办公室人员的20道题目6 z. i( Z3 S1 G, w
1 V; {/ o) m" W& C }0 W17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?% J' n( P, M. s5 O& X. g
9 r& v7 P# W1 L( B0 o18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?9 I* v4 A) i* w. M
0 u& d; O5 |9 F% O
19．在调研工作中他是否称职?9 ?. T! G. _. o
N- d: M# l8 V. C4 i" \0 @2 X8 x. @能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?5 W( z1 Q; k$ L# H+ S+ ]9 ]' }( G& C
: v7 t3 _' ^% g1 C3 u20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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/ }5 W! J3 N5 _$ C8 B2、积极推进建章立制工作8 ]; K9 c0 |5 D+ l Y
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3、努力营造和谐人文氛围4 v; y; N' _. p- i5 l9 O( B; J
, t! J* {" n0 Z- K0 N, b) n5 }4、大力倡导团队精神
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1 a8 s. T) k9 v6 v5 i. e; A% v（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规8 I: }: C3 G* _( P* a
& w/ b4 b! p, Q/ L* g3 [
良好的礼仪形象; e& v6 U4 H% ~, v; q
* H5 G* e3 U# \; k- U9 X f
良好的电话形象
7 G9 j3 h+ V: V/ o U
& l# j- }' _9 [良好的文字形象
* P# J& P: e$ E4 D8 f& G% M9 p4 F3 h2 f S! Y3 ~9 g" {
良好的语言形象. ~. n' g/ k- y2 e! r# T( ^- d
+ }9 R* @, ?% v二、加强办公室建设
0 B H, V. j; k' n; P1 B. o. h
% B, c, X4 ]! ]3 i2 a) r7 n% G) |- j（三）人人争作办公室受欢迎的人员
, S( `7 w" y$ l
" y \! g, R8 s$ ^2 i1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；- @2 S4 N2 O: i2 {" v
% a: X# i1 r$ I! u
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；- [4 S8 C, v$ y H& w8 J
% J' J! d! U. d6 ?1 o0 C3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；' m# k7 w/ m; c b- Y. `( p: b+ h
5 [/ M$ S7 u% ]: I$ C1 E% o4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；6 d2 D! C* ~' ?) t, w8 J* c
; j) S" s+ s( r# L1 j) i
5、随时让同事知道你对他的感激；7 a9 J- q4 X) O* H
$ ^; v2 t6 v; q1 T6 ^+ J
6、尊重个人隐私，公私之间分明；
% Q; g3 ^% M6 b1 [
9 l2 k1 t9 H9 ]3 w7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
' j+ X/ K* u! x5 I0 e! z) k/ y( n4 T; d, N
8、不居功自傲，有容人雅量。4 a- j6 U' s0 r+ s/ o; R
/ X9 `( A! ]: P4 b% E% L: ~, u
三、办公室办会工作基本规范9 j7 H: P1 a+ V+ Y9 M; L. ^; o
$ `& t# w [; a8 t, P（一）会议服务的基本内容会前准备工作
* Y% K( {* b" b, ^% n+ O( h& t
( U: D* Y8 [- b' O' m1、设立会议承办部门和服务机构+ M" I# T- q0 t: P% g1 ?, ]: y
9 I6 ]. D4 r4 u/ s: `
2、协助领导确定会议目标和议题7 r. K4 v: f# ~. K0 m0 z
2 }, C5 F( I8 H: v2 ?+ d1 J（1）确定会议目标+ p% K0 s; s) K( \9 }+ U e7 X
5 J+ N8 ?0 F+ n$ [; [（2）拟订会议议题4 D" e. S1 U: ~+ S% H3 P, o
" C8 N8 F- a0 {
3、拟订会议财务预算和会议方案
* ^6 n0 q; M: o' o6 ^+ F! Z: P# \/ G; o5 B! l3 Z
（1）拟订会议财务预算) k% I& |+ k5 x# }
/ c N5 L8 |3 v% x& P! ~4 h
（2）拟定办会方案0 i7 @ w7 E4 C6 d* {/ |8 b# Y
. h2 c8 E/ x) W( C( u( a" `" T
（一）会议服务的基本内容
, W8 s, S& I' {/ W
" i. m1 q+ h# m) P* A会前准备工作
) t/ @% e9 y, S% \! U. A7 S: |' W6 ]# e
& ], C% J" h6 y i4、确定会议的议程、日程和程序, M [4 p" r6 t, S$ W U
; g* l% z+ T* r6 x$ m f
5、分工撰写会议文件
6 _3 }& `0 B) j z" Z1 m
# }' S1 ^4 C; ], ?% w6、确定与会人员名单以及会议编组方案: p) a- R2 E2 W; S1 M o
- i* w% d+ E% k6 E
7、会场的布置工作
! K3 J* n7 [& W) T$ Z" h0 V( Y0 a8 K& @) C3 @1 x" [
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
! h' G W: O5 x* d \8 a4 V/ F: h, {5 ^( A
主讲：姬瑞环
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