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7 m, Q# u# t: H7 u0 y emso-font-kerning:0pt">2012 / l: ?3 f3 F$ s# H: u
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 " E& z$ K/ E* H
$ l" J) [4 G3 f/ A$ E9 n$ [8 I9 S2 u9 a# m( ]! K& gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容3 ?) {2 f# x$ m; fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) c; C9 [0 d7 i: T; S- n( z# l4 I' M; N8 Amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。! e0 x0 I* Y" \ N- P" z$ acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ o% x! A0 Y! ^. J; }$ a
- K$ ?) i/ @2 ^+ o2 m# E6 a
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mso-font-kerning:0pt">1. 6 \/ Q: `" O& c7 E/ d Z* a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 9 ]& w3 \/ _4 F0 c& ^
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2 k5 v% T9 J. H2 C' D4 S# p
mso-font-kerning:0pt">2. % H& V. T- d2 S5 f: B) u" i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 . n) [& [1 W4 P+ B1 L# p' G1 ^: m: F
6 ^5 a* X* F5 R: o* o5 x* Z" u; a( p: d6 @. Amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。. J2 o& H1 }, m, T; j+ ^
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 [7 X8 O: P4 X, h' z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 # R1 p, g! H$ l. m+ [
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2 K$ _# p u2 G) ?mso-font-kerning:0pt">2. 9 f* S; N7 U! O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. # M! Q* u. T0 |/ G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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. }- y6 z$ s; F$ G$ H: G4 p4 f- pfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;, Z7 X* A9 d& r! u: H% }
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。+ ~; C( G1 t7 m2 O
mso-font-kerning:0pt"> % A7 h* s" F. K6 u
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0 m/ z4 X8 ~. i) cmso-font-kerning:0pt">1. 9 M+ v' R- g& _. K& f3 y- L' i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 " g. n: ~2 u$ y
6 K O E% w. g6 C0 ^' s: V" }! U0 v7 ^- ^" y% ~" b" Cmso-font-kerning:0pt">2. 8 G. u& J5 h; k4 M
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 + S( ?; ]. q3 G( ~6 J
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mso-font-kerning:0pt">3. % n, j( i( }" v, j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 # A" Q) X' }" K4 Q' S* F, K9 A
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。: [8 W$ b% k5 e7 {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + v( j, s$ k7 S* c q/ c" u9 j
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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8 J2 V2 n k% N: w8 ~! @# }' Tmso-font-kerning:0pt">2. 0 n6 B% X# C* C- M2 }- Q6 [
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ) X1 u- y5 g/ i; X9 L
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4 l4 A& p; M6 W) V8 G$ nmso-font-kerning:0pt">3. ( F: x" P2 E2 u5 w1 ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。$ E$ K6 b' j; @# b) n7 }$ ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 i- t# x9 p" [" h- {' o3 M% W
( M% r& ] Q9 D% F, {1 `* [! d# k0 O% T3 \: f- ^$ ?
mso-font-kerning:0pt"> ) N7 Y+ Y6 q4 P' O. Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! z6 l5 D: U+ i: o! l: b+ i7 _
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/ d# h- H. l1 _) Xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考) o; M- k" \* S8 ?color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
& y9 i( c( \4 m& x; ]" a0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 a; y& _5 j6 {7 Z, H
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 1 M- l. m, }6 A$ O/ g |
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
2 R+ ?( S9 s+ T0 o5 aAR-SA">） | 
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