打电话、发短信的学问

　　担任领导秘书，联系工作离不开打电话、发短信。在担任十一届全国政协常委、重庆市三届人大常委会副主任、民建重庆市委原主委卢晓钟同志秘书的6年时间里，我在打电话、发短信联系工作时碰过几次壁。这里，提供几则亲历的事例，希望其经验教训对大家有所裨益。

　　

　　

　　

不分场合打电话

　　

　　

　　2012年12月10日，市外侨办的两位领导到主任办公室汇报一项重要的外事接待安排。其中提到，外宾即将到重庆，相关的陪同人员还没有最终确定，希望尽快予以安排。主任当即让我与相关领导联系。因我对市外侨办的领导比较熟悉，所以自认为在主任办公室打电话无所谓。根据提供的名单，我一口气将电话打完，确定参加人员后即向主任报告。本以为主任会表扬我办事效率高，结果，市外侨办的领导走后，主任委婉地说：“小罗，你就是一个急性子，我又没说让你就在这儿打电话。我们正在商量具体事情，这个时候你在这里打电话，一方面影响我们谈工作，另一方面对他人也不够尊重，以后千万要注意。” 

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　　主任顺便还提到了另外一件事：“小罗，估计你平时也不太注意，上次我们出去调研，你在车上打电话联系工作，全车的人都能够听到你说的内容，以后打电话声音小一点。”这一连两个提醒让我惊讶、羞愧，反思良久，不分场合打电话这个毛病，若主任不提醒，自己竟然毫无察觉。

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冒冒失失打电话

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　　2008年9月的一天，主任让我联系外省一位即将来重庆考察的领导，确定具体行程安排。拿到该领导手机号码后，二话不说，直接打过去。电话的另一端提示：“该用户正在通话中，请不要挂机。”我很听话，没有挂机，自认为联系的是急事，只想尽快确定相关事宜以便给主任汇报。听到对方一直在通话，便着急地挂机继续反复拨打。电话终于接通了，传来对方的质问：“你是哪一位，我正在和别人通话，你为什么还反复拨打？”我连忙说：“您好，我是罗高利，主任让我与您联系……”话还没有说完，这位领导就把电话挂了。我心里纳闷，怎么这么不懂礼貌，好不容易接通电话，话还没说完就挂掉了。电话再次拨通后对方不客气地说：“哪个主任叫你联系我，我不认识你。” 

　　

　　

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　　我如梦初醒，意识到自己是多么草率和不懂规矩。首先，该领导正在通话，就不应该反复拨打，影响他人。其次，电话接通后起码要先自我介绍：“××领导，您好，不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利，主任让我与您联系，确定您来重庆的具体安排，不知道您是否方便接电话。”相信这么一说，对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次，尽管对方认识主任，但不知道我是主任的秘书，冒昧地说“我是罗高利，主任让我与你联系”，谁知道主任是谁？又有谁知道罗高利是谁？就算一时打不通电话，也可以先给对方发条短信，如，“××领导，您好！我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利，主任安排我与您联系，确定您来重庆的具体安排，以便做好相关服务工作，您看何时方便我给您去一个电话。”相信，短信发出后，对方看到时肯定会回电，即使不方便回电话也会回复短信。

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编短信通知忘加“短袖”二字

　　

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　　2008年7月15日，主任正在外面开会。这时市人大常委会办公厅秘书处小秦电话通知我：“罗秘书，市委将于今晚7:30在大田湾旁边的体育馆举行一个重要活动，请主任参加，无特殊原因不得请假。书面通知，请方便的时候来秘书处领取。”我顺便问了一句，是否有着装要求，小秦告知请着浅色短袖衬衫。等主任参加的会议一结束，我将晚上活动的时间、地点、内容、参会人员范围和着装要求报告主任。回到办公室后，便到秘书处小秦那里领取活动的书面通知。随后，又将活动相关情况编辑成一条短信发给主任：“主任，您好，活动于今晚7:30在体育馆举行，我们6:30从您家里出发，请着浅色衬衫。”短信编好后，我粗略一看没有问题。等短信发送成功后，我才一下反应过来应该是“着浅色短袖衬衫”，忘加“短袖”二字。

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　　怎么办？我怀着侥幸心理，想当然认为天气炎热，主任肯定会穿短袖。没想到，主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车，请主任回去换衣服可能会迟到，所以，提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安，只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看，市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后，什么也没说，只将长袖挽了起来。事后，主任并没有批评我，但我内心却为此深深自责。

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写短信称谓漏掉“秘书长”

　　

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　　电话、短信在联系工作中发挥着无可替代的作用，尽管方便简单，但稍不注意就会出错，甚至影响工作的开展。打好电话、发好短信不仅是一个人责任心的体现，更是一个人综合素质的体现。因此，在打电话、发短信的时候，一定要做到细心、细心、再细心，学会尊重他人、换位思考，避免“打”和“被打”不愉快的电话，“发”和“被发”不愉快的短信。　　

　　（作者：罗高利，现任重庆市残疾人联合会宣文部副主任）

本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo）

老秘网机关文稿演播室 点击了解详情我如梦初醒，意识到自己是多么草率和不懂规矩。首先，该领导正在通话，就不应该反复拨打，影响他人。其次，电话接通后起码要先自我介绍：“××领导，您好，不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利，主任让我与您联系，确定您来重庆的具体安排，不知道您是否方便接电话。”相信这么一说，对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次，尽管对方认识主任，但不知道我是主任的秘书，冒昧地说“我是罗高利，主任让我与你联系”，谁知道主任是谁？又有谁知道罗高利是谁？就算一时打不通电话，也可以先给对方发条短信，如，“××领导，您好！我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利，主任安排我与您联系，确定您来重庆的具体安排，以便做好相关服务工作，您看何时方便我给您去一个电话。”相信，短信发出后，对方看到时肯定会回电，即使不方便回电话也会回复短信。

我如梦初醒，意识到自己是多么草率和不懂规矩。首先，该领导正在通话，就不应该反复拨打，影响他人。其次，电话接通后起码要先自我介绍：“××领导，您好，不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利，主任让我与您联系，确定您来重庆的具体安排，不知道您是否方便接电话。”相信这么一说，对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次，尽管对方认识主任，但不知道我是主任的秘书，冒昧地说“我是罗高利，主任让我与你联系”，谁知道主任是谁？又有谁知道罗高利是谁？就算一时打不通电话，也可以先给对方发条短信，如，“××领导，您好！我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利，主任安排我与您联系，确定您来重庆的具体安排，以便做好相关服务工作，您看何时方便我给您去一个电话。”相信，短信发出后，对方看到时肯定会回电，即使不方便回电话也会回复短信。

首先，该领导正在通话，就不应该反复拨打，影响他人。其次，电话接通后起码要先自我介绍：“××领导，您好，不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利，主任让我与您联系，确定您来重庆的具体安排，不知道您是否方便接电话。”相信这么一说，对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次，尽管对方认识主任，但不知道我是主任的秘书，冒昧地说“我是罗高利，主任让我与你联系”，谁知道主任是谁？又有谁知道罗高利是谁？就算一时打不通电话，也可以先给对方发条短信，如，“××领导，您好！我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利，主任安排我与您联系，确定您来重庆的具体安排，以便做好相关服务工作，您看何时方便我给您去一个电话。”相信，短信发出后，对方看到时肯定会回电，即使不方便回电话也会回复短信。

晚7:30在大田湾旁边的体育馆举行一个重要活动，请主任参加，无特殊原因不得请假。书面通知，请方便的时候来秘书处领取。”我顺便问了一句，是否有着装要求，小秦告知请着浅色短袖衬衫。等主任参加的会议一结束，我将晚上活动的时间、地点、内容、参会人员范围和着装要求报告主任。回到办公室后，便到秘书处小秦那里领取活动的书面通知。随后，又将活动相关情况编辑成一条短信发给主任：“主任，您好，活动于今晚7:30在体育馆举行，我们6:30从您家里出发，请着浅色衬衫。”短信编好后，我粗略一看没有问题。等短信发送成功后，我才一下反应过来应该是“着浅色短袖衬衫”，忘加“短袖”二字。

#在这里快速回复#我怀着侥幸心理，想当然认为天气炎热，主任肯定会穿短袖。没想到，主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车，请主任回去换衣服可能会迟到，所以，提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安，只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看，市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后，什么也没说，只将长袖挽了起来。事后，主任并没有批评我，但我内心却为此深深自责。

怎么办？我怀着侥幸心理，想当然认为天气炎热，主任肯定会穿短袖。没想到，主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车，请主任回去换衣服可能会迟到，所以，提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安，只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看，市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后，什么也没说，只将长袖挽了起来。事后，主任并没有批评我，但我内心却为此深深自责。
　　

怎么办？我怀着侥幸心理，想当然认为天气炎热，主任肯定会穿短袖。没想到，主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车，请主任回去换衣服可能会迟到，所以，提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安，只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看，市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后，什么也没说，只将长袖挽了起来。事后，主任并没有批评我，但我内心却为此深深自责。

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领导对人有偏见有各种情况，有的是因你以前站错队了，有的是领导听信了馋言，有的是领导不了解情况，还有的领导就是水平低。如果你和他抗争或是破罐子破摔，十有八九你会死得很惨。正确的做法是你不要把这些看得太重，一心一意的把工作做好，通过工作证明你的能力和为人，同时和群众搞好团结，打好群众基础。假以时日，开明的领导总会消除偏见的。即使这个领导不开明，换个领导，你也有咸鱼翻身的机会。否则，你当时就被废了。

情商很重要，但是怎样锻炼呢？

打电话真是一门很大的学问，需要学而不思则罔揣摩

接打电话也要讲究设身处地，多站在对方的角度考虑就不容易出问题。
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细节无小事，做好细节对工作帮助会很大

打电话真是一门很大的学问，需要学而不思则罔揣摩

接打办公室电话也是一门学问

能够将自己的工作失误坦然讲出来，很佩服，自己也经常出现这样的问题，想想，还是不成熟，要努力改进

前车之鉴，读教训，明事理！

每个事例都是那么经典。